Kelola absen dan tracking employee pakai sistem absensi online – Seiring dengan kemajuan teknologi kini sistem absensi karyawan juga mengalami peningkatan dari segi pengelolaan, maupun metode absen. Bagi anda yang berkecimpung dalam dunia HR istilah “absensi online” pastinya sudah familiar, namun sebenarnya bagaimana inovasi sistem absensi ini bekerja? Mari kita bahas dengan ringkas beserta kelebihannya dibandingkan dengan sistem absen konvensional. Berikut penjelasan Kelola Absen dan Tracking Employee Pakai Sistem Absensi Online.
Efisiensi pengelolaan merupakan tujuan yang coba diterobos dengan sistem absensi online, dengan memanfaatkan jaringan internet, server, GPS, sistem biometrik, sistem HRIS dan tentunya smartphone sebagai perangkat pengganti mesin absensi.
Pengguna (karyawan) bisa memasang sistem absen online dalam bentuk aplikasi di smartphone mereka, kemudian melakukan absen dari aplikasi tersebut, metode autentifikasinya bisa dengan beberapa hal yakni lock GPS area (karyawan hanya bisa absen di wilayah yang telah ditentukan), kemudian fingerprint atau foto.
Kemudian pengguna bisa mengirim absen mereka langsung ke server tentunya dengan koneksi internet. Dalam server tersebut divisi HR bisa mengakses dan melihat laporan absensi seluruh karyawan, mereka bisa mendownload file absen untuk bisa melihat data secara offline.
Lalu bagaimana data kehadiran yang masuk ke server ini diatur?
Inilah yang spesial dari sistem absensi online karyawan zaman sekarang, developer software HR seperti PayrollBozz membuat suatu sistem yang dapat mengorganisir tata kelola dan tata laksana pengelolaan SDM termasuk didalamnya data kehadiran karyawan, yang mana sistem ini disebut HRIS (human resource information systems)
Sistem HRIS yang ditanamkan dalam server akan mengatur semua data kehadiran yang masuk, Siapa yang mengatur? Dalam hal ini perusahaan. Sebelum menggunakan sistem absensi online pastinya perusahaan akan diminta untuk melakukan pengaturan mulai dari, radius absen, jam masuk & pulang, lembur, dan lainnya.
Jadi data yang masuk akan diatur sesuai regulasi perusahaan, ketika divisi HR perusahaan mengunduh attendance report dari sistem maka yang diterima adalah data jadi, disana akan terlihat jumlah kehadiran, keterlambatan, lembur, dan izin di semua hari kerja ataupun libur untuk seluruh karyawan.
Untuk lebih mengefisiensi kerja divisi HR perusahaan data kehadiran yang masuk ke dalam sistem bisa langsung masuk ke dalam proses penggajian atau Payroll, disana akan di kalkulasi gaji karyawan base on attendance report beserta komponen-komponen lainnya seperti tunjangan, insentif, potongan, pajak, BPJS dan lainnya. Nah salah satu keunggulan menggunakan sisten absensi online sudah kita sebutkan, apalagi selain itu? Mari lihat dibawah ini.
Bayangkan berapa banyak mesin absen yang harus perusahaan beli jika masih menggunakan sistem absen konvensional? Belum lagi jika jumlah karyawan ribuan atau tersebar dicabang-cabang luar kota, akan sangat sulit untuk melakukan pengelolaan secara terpusat.
Belum lagi perusahaan harus menyisihkan biaya untuk perawatan mesin, dan itupun data yang ada di dalam mesin tersebut harus ditarik secara manual semisal menggunakan flashdisk atau kabel data. Ini akan banyak memakan waktu, biaya dan tenaga.
Masuk ke periode cut off atau proses penggajian adalah hari-hari yang sangat sibuk bagi HRD, karena mereka harus lembur untuk mengerjakan itu semua, dan hasilnya pun terkadang tidak akurat. Developer software HR seperti PayrollBozz memiliki fitur yang dapat memenuhi kebutuhan divisi HR saat masa-masa cut off.
Mulai dari sistem absensi online, masuk ke proses payroll sampai payslip yang terkirim ke seluruh karyawan dan dapat dilihat melalui aplikasi. Ini lebih memudahkan dan menajuhkan HR perusahaan dari rasa stress, selain itu hasil akan jauh lebih akurat dan anti manipulative.
Karyawan lapangan akan sangat diuntungkan karena mereka bisa absen di wilayah bekerja, dan HRD pun dapat melakukan tracking melalui aplikasi tersebut. Karyawan lapangan tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk absen, mereka bisa langsung ke lokasi. Sekali lagi yang dihemat adalah waktu dan biaya operasional.
Demikian ulasan ringkas seputar sistem absensi online, beserta manfaat dan keuntungannya. Semoga informasi ini bermanfaat untuk Anda semua.